OFFICE BUSINESS MANAGER

Organismes de formation ~ Solopreneurs ~ TPE / PME ~ Associations

Maya GIRAUD SANDERS

Bien plus qu'une simple assistance administrative, je vous offre un véritable ancrage pour la croissance de votre activité.

Ancienne avocate en droit des affaires et experte en formation professionnelle, j'ai choisi de mettre cette double compétence au service des entrepreneurs qui veulent avancer l'esprit libre.

Mon objectif ? Vous offrir l'exigence d'une juriste et l'agilité d'une indépendante.

Ma mission ? Vous permettre de rester concentré sur votre cœur de métier, pendant que je sécurise et fluidifie vos arrières.

" L'exigence d'une juriste, l'agilité d'une indépendante."

Mes deux piliers d'accompagnement 

Je vous accompagne de manière ciblée ou transversale sur deux volets complémentaires :

• La gestion administrative : Pour structurer et fiabiliser votre gestion.

• La communication : Pour donner de la visibilité et de l'impact à vos projets.

💡 Expertise pour les organismes de formation & formateurs

Je connais vos contraintes (Qualiopi, administratif lourd, logistique complexe, BPF...). Je vous propose des prestations sur-mesure pour transformer ces obligations en simples formalités.

Pourquoi travailler avec moi ?

Au-delà de mes diplômes, je vous apporte :

• Une méthode de travail éprouvée et rigoureuse.

• Une confidentialité absolue (héritée du monde juridique).

• Une capacité d'adaptation rapide.

🟣Commencez par les fondations avec le PACK VISION: l'audit stratégique initial qui vous permet d'y voir plus clair, pour poser les bases d'une activité sereine et d'une collaboration réussie avec votre Office Manager.

🟣Si votre vision est claire, place à l'action: Besoin d'un coup de pouce ponctuel, d'un coup de main régulier ou d'un véritable bras droit pour un partenariat ancré dans la durée ? Je vous propose des FORFAITS SUR MESURE pour construire la solution qui vous ressemble.

L'Ancrage: bien plus qu'une assistance

" Libérez en moyenne 8 heures par semaine ! "

En tant qu'entrepreneur, votre activité est par nature exigeante et multiforme, et de nombreuses tâches chronophages encombrent votre quotidien.

En faisant le choix de déléguer certaines missions, vous pouvez libérer en moyenne 8 heures par semaine, soit une journée entière !

Flexibilité

Votre charge mentale est allégée, vous consacrez plus de temps à votre activité et vos projets et cela vous permet d'être moins stressé et plus disponible.

Investir dans un soutien externalisé: quels bénéfices ?

Le contenu et la durée de la mission sont adaptables en fonction de vos besoins, de vos priorités et de votre budget, et vous évitez les contraintes de l'embauche.

Sérénité

" Un investissement qui génère des effets positifs en cascade."

Prestations spécialisées
OF / Formateurs

● Planification : Je planifie vos sessions de formation et je coordonne les disponibilités des participants et des intervenants.

● Gestion des inscriptions : Je vérifie les prérequis pour les formations, je compile les informations sur les participants, je prépare et envoie les supports de cours, les exercices et les évaluations.

● Recrutement : J'assiste les OF dans la recherche de leurs intervenants formateurs, je rédige et diffuse les annonces, je trie les CV, je mène les entretiens de présélection.

● Mise en page des supports pédagogiques : Je transforme vos notes brutes en présentations PowerPoint, PDF ou autres supports visuellement professionnels et cohérents avec la charte graphique.

● Lieu de formation : Je réserve les salles de formation (physiques ou virtuelles), je vérifie (à distance) les accès et la configuration de la salle et le matériel technique (vidéoprojecteur, connexion Internet, tableaux interactifs).

● Accueil : Je recherche des solutions de restauration, d'hébergement ou de transport.

● Gestion du feedback : Je collecte et synthétise les évaluations de satisfaction à chaud et à froid, je vous fournis ainsi des données précieuses pour améliorer vos programmes ou services.

● Qualiopi : Je vous assiste dans la préparation de votre certification ou votre audit de contrôle.

● Site internet : Je vous aide à mettre en place un site internet, à créer votre univers graphique, je le mets à jour si besoin.

● Création de visuels simples : J’utilise des outils comme Canva pour créer des images, des carrousels, des vidéos (stories, réels, ou autres) pour votre site ou les réseaux sociaux.

● Rédaction de contenus : Je rédige vos articles thématiques, posts, newsletters, pour alimenter vos réseaux.

●Planification de contenu : J’élabore votre calendrier éditorial hebdomadaire ou mensuel.

●Community management : Je surveille les commentaires, je réponds aux messages privés et j’interagis avec l'audience pour favoriser l'engagement.

● Publicité: Je crée les visuels et les textes de base pour les publicités digitales, je créé des supports physiques (cartes, affiches, plaquettes, flyers…) et j’aide à la configuration simple des campagnes (sous supervision).

Communication

"Vous avez d'autres besoins ? N'hésitez pas à m'en parler."

Packs stratégiques*

*Tarifs non soumis à TVA

investissez dans 8 heures de stratégie personnalisée pour un prix avantageux. C'est l'assurance de transformer votre incertitude en un plan d'action immédiat, que ce soit pour votre organisation administrative ou votre communication.

Pack VISION

8 H d'expertise stratégique
Sans engagement

320 € (au lieu de 400 €)

Cette offre est adaptée pour :

L'établissement de fondations sécurisées et mesurables avant tout engagement plus poussé. C'est l'audit indispensable pour transformer votre chaos administratif en une Roadmap claire, vous offrant sécurité et visibilité.

La Roadmap VISION : votre plan d'action concret

🟣2 OBJECTIFS

Révéler les priorités
Valider la méthode

🟣3 AXES STRATEGIQUES

Fondations & Sécurisation
Performance & Optimisation
Visibilité & Priorités

🟣10 LIVRABLES INCLUS

Arborescence numérique optimale
Charte de nommage officielle
Modèle de flux optimisé (workflow)
3 idées de sujets de contenu stratégique

Et bien plus encore...

Offre exceptionnelle de lancement limitée aux 3 premières commandes

Offre exceptionnelle de lancement limitée aux 3 premières commandes

Pack LIGNE

8 H d'expertise stratégique
Sans engagement

320 € (au lieu de 400 €)

Cette offre est adaptée pour :

Mettre en place les bases d'une communication régulière et structurée, avec un calendrier concret  et une ligne éditoriale cohérente et impactante, tout en posant la fondation stratégique pour un partenariat à long terme.

🟣 3 OBJECTIFS

Structurer l'identité
Générer de la ligne (Leads)
Planifier l'action

🟣 3 AXES D'EXÉCUTION

Direction & Identité éditoriale
Planification & Calendrier opérationnel
Pilotage & Performance

🟣 10 LIVRABLES INCLUS

Matrice d'Idées
Calendrier éditorial
Templates graphiques adaptés
Contenu Pilote finalisé & visuel
Outils de mesure

Et bien plus encore...

Le Déploiement LIGNE : votre plan de communication sur mesure

Forfaits *

Forfait COUP DE POUCE

Forfait COUP DE MAIN

Forfait COUP DE COEUR

20 H / mois
Sans engagement

De 800 à 1000 €

Cette offre est adaptée pour :

• Un besoin récurrent plus important dans deux ou trois domaines précis.

• Une mission unique de durée moyenne sur le mois.

30 H / mois
Sans engagement

De 1200 à 1500 €

Cette offre est adaptée pour :

• Un besoin plus global d’assistance mais avec un souhait de flexibilité.

• Une mission unique sur le mois mais nécessitant un nombre d’heures conséquent.

*Tarifs non soumis à TVA

Forfait ANCRAGE

A partir de 40 H / mois
Engagement de 6 à 12 mois

Sur devis uniquement

Cette offre est adaptée pour :

Un partenariat durable et de proximité avec implication possible sur l’ensemble de votre activité.  Nous avons établi une relation de confiance mutuelle, je suis votre bras droit et vous assiste sur tous les plans souhaités, dans le cadre de mes prestations.

Investissez dans un service régulier et flexible pour une sérénité sur la durée. Le prix des forfaits varie en fonction du volume d'heures souhaité et du type de prestations demandées. Contactez-moi pour échanger sur vos besoins et je vous ferai parvenir un devis détaillé.

10 H / mois
Sans engagement

De 400 à 500 €

Cette offre est adaptée pour :

• Une surcharge passagère d'activité ou un besoin ponctuel dans un domaine précis.

• Une mission unique de courte durée.

Les questions les plus fréquentes

Qu’est-ce qu’une assistante (ou office manager) indépendante ?

Une assistante indépendante est une professionnelle qui exerce à son compte et propose aux entreprises des services, notamment de gestion opérationnelle et administrative. Il s’agit d’un véritable partenaire stratégique qui apporte directement son expérience et son savoir-faire et permet aux dirigeants de se décharger des tâches chronophages pour se concentrer sur leur cœur de métier. Elle travaille uniquement en fonction des besoins réels de son client (quelques heures par semaine, missions ponctuelles, etc). L'entreprise bénéficie donc d’une grande flexibilité dans sa gestion et évite les contraintes liées à l’embauche (charges sociales, démarches liées au salariat, etc).

Comment se met en place notre collaboration ?

Lors d’un premier échange téléphonique ou visio, vous m’expliquez vos besoins en termes de prestations et de volume horaire. Je vous envoie ensuite un devis personnalisé basé sur les forfaits proposés et tenant compte du type de missions envisagées, de vos priorités et de votre budget. Si vous acceptez ce devis, nous signons une convention de prestations de services détaillée servant de cadre à notre collaboration. 

Si vous avez besoin dans un premier temps que nous analysions ensemble vos difficultés pour clarifier vos besoins, les premières heures de votre forfait seront consacrées, le premier mois, à ce travail d'audit avec la mise en place d'une feuille de route structurée.

Vous pouvez également démarrer avec le Pack VISION qui permet de clarifier la stratégie à adopter pour organiser votre activité et de poser ainsi des bases solides à notre collaboration, avant d'enchainer sur un forfait adapté consacré uniquement à l'opérationnel. 

Je propose également le Pack LIGNE si vous avez besoin de bases concrètes pour structurer votre ligne éditoriale et votre stratégie de communication, avec la possibilité de poursuivre ensuite avec un partenariat à long terme.

Comment se déroule notre collaboration ?

Nous déterminons ensemble notre manière de collaborer, dans le respect des contraintes de chacun. Nous convenons notamment des outils utilisés, des délais éventuels à respecter sur le mois et de la fréquence de nos échanges. Je vous envoie au minimum tous les 15 jours par mail un rapport d'activité sur l’avancée des missions traitées.

Je travaille principalement à distance, mais selon votre localisation, des interventions ponctuelles dans les locaux de votre entreprise peuvent être envisagées, pour faciliter la mise en place de notre collaboration ou en raison de nécessités particulières.

La facturation intervient le 15 de chaque mois.

Comment fonctionnent les forfaits ?

Les forfaits Coup de pouce, Coup de main et Coup de cœur sont mensuels et démarrent le 1er du mois. Ils se renouvellement ensuite tacitement de mois en mois mais vous pouvez y mettre fin ou les modifier en respectant un préavis de 15 jours avant l’échéance. Le passage à un forfait impliquant un volume d’heures plus important sera possible selon mes disponibilités, mais si vous êtes déjà client, votre demande sera prioritaire.

Le forfait Ancrage implique un engagement d’une durée comprise entre 6 et 12 mois, et permet de bénéficier de conditions de collaboration très étroites. Ce forfait ne pourra être mis en place qu’après une première période de collaboration réussie d’une durée minimum de 2 mois, et selon mes disponibilités. Le contrat se renouvelle tacitement pour la même durée, sauf à y mettre fin expressément en respectant un préavis de 1 mois avant l’échéance.

Vous avez d'autres questions ? Vous souhaitez en savoir plus ou échanger avec moi ?

Convenons d'un rendez-vous téléphonique ou en visio, à votre convenance.